Network
ARAHKATA - Employee Self Service (ESS) adalah fitur yang ditawarkan oleh sistem Human Resource Information System (HRIS) yang modern dan canggih.
ESS adalah portal yang dapat digunakan para karyawan untuk sign in ke akun mereka masing-masing dan mengakses data human resource mereka.
Data yang dapat diakses termasuk informasi pribadi dan jatah cuti. Selain itu, para karyawan juga dapat menggunakan ESS untuk menyampaikan request cuti, sakit atau izin kepada manajer mereka.
Baca Juga: Viral! Makam Upin Ipin Beredar di Medsos, Warganet Merinding
Salah satu contoh dari Portal Employee Self Service (ESS) dapat Anda akses pada tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/employee-self-service-ess/.
Mengapa Portal Employee Self Service ESS Penting untuk Dimiliki Perusahaan?
Employee Self Service atau ESS memberikan keuntungan baik untuk karyawan maupun perusahaan itu sendiri.
Dengan menggunakan Employee Self Service, karyawan dapat dengan mudah mengubah informasi terkait dengan diri mereka sendiri, seperti alamat dan nomor telepon yang bisa dihubungi.
Baca Juga: Tiga Shio Ini Bakal Dapat Keberuntungan di 2022!
Selain itu, proses pengajuan izin, cuti atau sakit juga akan terasa lebih nyaman dan cepat bagi karyawan karena mereka dapat mengajukan kapan pun dan dimanapun selama mereka memiliki akses internet.
Bukan hanya melalui komputer atau laptop, Employee Self Service juga bisa diakses melalui aplikasi ponsel. Para manajer pun bisa langsung mengecek dan memberikan approval dari ponsel mereka secara instan, walaupun sedang tidak berada di tempat.
Bagaimana dengan perusahaan? Dengan adanya ESS, perusahaan dapat secara real-time memantau produktivitas dan efisiensi karyawan melalui data absensi karyawan.
Baca Juga: Dear Orang Tua, Ini 5 Tips Agar Anak Aman Saat Kembali PTM
Selain itu, perusahaan juga dapat menghemat beban operasional karena proses pencatatan absensi yang tadinya manual secara otomatis dilakukan oleh sistem, karyawan HRD yang tadinya mungkin lembur untuk mengurus absensi jadi tidak perlu lembur lagi, sehingga perusahaan tak perlu membayar biaya lembur. Akurasi pun juga jauh lebih terjamin.
Manfaat Penerapan Sistem Employee Self Services
Jika anda adalah seorang pemilik usaha, eksekutif dari sebuah perusahaan atau HRD manager dari sebuah perusahaan.
Apa reaksi anda saat ditanya “apakah anda ingin menerapkan employee self services di perusahaan anda?” maka kemungkinan akan ada dua jawaban yang muncul “ya” atau “tidak”.
Baca Juga: 5 Kumpulan Ucapan Hari Ibu 2021, Cocok untuk Unggahan Medsos
Jawaban ya karena Employee Self Service tentu meningkatkan kualitas prosea HRD diperusahaan, dan “Tidak” karena mungkin saja malah akan terjadi kekacauan di perusahaan karena banyak aturan yang berganti dan bagaimana kerahasiaan data sensitif seperti gaji dapat terjaga?
Nyatanya, aplikasi ESS dapat melakukan hal lebih dari yang anda bayangkan. Manfaatnya akan anda ketahui saat anda menemukan bahwa ESS mampu menjawab keraguan anda untuk mengimplementasikan Employee Self Service. Berikut ini adalah manfaat dari penerapan ESS di perusahaan anda:
1. Data yang lebih akurat
Apakah anda selalu memperbaharui data karyawan anda. Mungkin beberapa data cenderung tidak mengalami perubahan dalam jangka waktu dekat seperti data identitas, data keluarga, data perpajakan dll.
Baca Juga: Tips Memilih Mesin Cuci Terbaik
Namun apakah anda yakin data data pribadi seperti kontak nomor telepon, alamat email pribadi, alamat tempat tinggal sekarang adalah data yang paling akurat?
Data data yang cenderung sering berubah dalam waktu singkat membuat anda bertanya apakah diperlukan untuk memperbaharui datanya?
Data data seperti data kontak karyawan merupakan data yang sangat penting untuk diperbarui karena berhubungan dengan akses komunikasi dengan karyawan tersebut.
Namun apakah anda sendiri yakin untuk merubah data tersebut untul seluruh karyawan anda dan menanyakannya setiap saat, tentu tidak.
Cara yang paling mudah untuk melakukan update terhadap data tersebut adalah meminta karyawan untuk melakukan perubahan sendiri atas data data dirinya.
Karyawan bertanggung jawab untuk update dari setiap data dirinya yang ada dalam sistem. Proses ini tentu akan rumit apabila karyawan tidak memiliki akses kedalam sistem untuk sekedar melihat atau merubah data data atas dirinya sendiri.
Dan hal ini dapat dengan mudah dilakukan apabila anda menerapkan aplikasi ESS di perusahaan Anda.
2. Meningkatkan efisiensi
Aplikasi Employee Self Service dapat digunakan oleh karyawan untuk melakukan pengajuan ijin dan cuti secara online dan real time.
Pada Akhirnya mereka tidak lagi memerlukan permohonan cuti dan ijin melalui form kertas, mengirim email ke atasan, HRD atau departemen terkait. Atau menanyakan status form kertasnya apakah sudah ditandatangani atau belum.
Penggunaan aplikasi ESS ini berarti akan ada waktu yang lebih yang dapat digunakan untuk hal lain dan mengurangi pekerjaan administrasi yang tidak diperlukan.
3. Check dan re-check
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, Employee Self Service memungkinkan karyawan untuk login kedalam sistem dan melihat data data atas dirinya sendiri.
Dengan hal ini karyawan dapat secara aktif dan mandiri melakukan pengecekan apakah data yang telah terinput di sistem adalah data yang valid.
Apabila ternyata data yang diinput adalah data yang tidak valid karyawan dapat menanyakan atau langsung mengubah data (jika diperbolehkan) agar data tersebut menjadi benar.
4. Ramah lingkungan
Aplikasi Employee Self Service merupakan aplikasi yang ramah terhadap lingkungan. Hal ini dikarenakan ESS mengeliminasi proses berbasis form kertas yang akan menambah daftar tumpukan kertas yang sebenarnya tidak penting untuk disimpan.
Banyak orang yang bekerja kantoran mengeluhkan apabila mereka melihat tumpukan folder dan kertas yang tidak tersusun rapi.
ESS mengeliminasi hal ini dengan menyajikan penyampaian informasi berbasis elektronik sehingga anda tidak lagi membutuhkan untuk mencetak form kertas.
Pada zaman sekarang sudah banyak kampanye kampanye ramah lingkungan yang digunakan oleh banyak perusahaan, salah satunya adalah kampanye “think before you print”.
Merupakan kampanye untuk tidak sembarang mencetak sebuah data atau informasi yang sebenarnya tidak perlu untuk di cetak.
5. Meningkatkan keamanan data
Berbicara tentang penyampaian data secara elektronik melalui ESS. Penyimpanan data yang dilakukan melalui ESS pun disimpan secara elektronik melalui media penyimpanan database.
Menyimpan data dalam bentuk kertas sudah tidak lagi dilakukan dalam 10 tahun terakhir. Selain menghabiskan lebih banyak ruang untuk menyimpan, keamanan data yang disimpan secara online pun menjadi kian dipertanyakan.
Apakah anda masih yakin menyimpan data anda secara fisik? Kertas merupakan benda yang memiliki resiko tinggi dalam menyimpan sebuah data.
Anda tidak dapat melakukan enkripsi pada data tersebut. Kemungkinan data tersebut rusak juga sangat tinggi karena kertas rentan sekali terhadap air, api bahkan rayap. Menyimpan data HRD secara elektronik merupakan pilihan tepat untuk saat ini dan ESS membuat proses penyimpanan tersebut menjadi semakin cepat.
Apakah kini anda tertarik untuk mengimplementasikan Employee Self Service di perusahaan anda? Bagaimana, tertarik untuk menerapkan sistem ini di perusahaan Anda?
Talenta hadir sebagai solusi untuk membantu mempersingkat pekerjaan HRD dalam ESS di perusahaan.
Talenta dilengkapi dengan berbagai fitur canggih, salah satunya adalah fitur aplikasi absensi karyawan yang bisa diakses melalui smartphone sehingga Anda bisa mengorganisir kehadiran kerja dengan praktis, mudah, dan efisien.
Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir di websitenya untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!,***
