ARAHKATA - Apakah Anda tertarik untuk menggunakan aplikasi online timesheet? Jika Anda masih merasa “maju mundur” untuk beralih ke laporan kehadiran karyawan otomatis, teruslah membaca artikel ini sampai selesai.
Suatu hari, karyawan Anda mempertanyakan mengapa besaran tunjangan makan yang mereka terima berkurang dari biasanya, padahal mereka sudah masuk sebulan penuh.
Apa yang akan Anda lakukan? Tentu saja Anda perlu memeriksa ulang laporan kehadiran karyawan tersebut untuk memastikannya, bukan?
Baca Juga: Tingakatkan Literasi Digital Kuasai Search Engine Optimization
Nah, melalui asumsi bahwa si karyawan memang mencatatkan kehadirannya selama sebulan penuh, kemungkinan besar kurangnya besaran tunjangan yang mereka terima terjadi karena kekeliruan HR dalam merekap dan menyalin data. Salah hitung timesheet karyawan bisa berakibat fatal, lho.
Fungsi dari timesheet tidak hanya menjadi alat ukur dalam melihat tingkat kedisiplinan karyawan, namun juga menjadi patokan dalam menghitung gaji mereka.
Terutama jika perusahaan Anda menerapkan prinsip no work no pay dan memberikan tunjangan berdasarkan kehadiran.
Baca Juga: Tingkatkan Literasi Digital Strategi Bisnis Dengan Aplikasi Whatsapp
Oleh sebab itu, penting sekali bagi perusahaan untuk memiliki pencatatan data timesheet karyawan yang akurat.
Jenis Timesheet yang Sering Digunakan Banyak Perusahaan
Anda tentu sudah mengenal beberapa sistem timesheet karyawan yang diterapkan berbagai perusahaan, berikut ulasannya.
1. Timesheet Manual
Hingga kini, ternyata masih banyak perusahaan yang masih menerapkan sistem timesheet manual. Perusahaan yang masih pakai timesheet manual biasanya menggunakan form timesheet untuk mencatat data kehadiran karyawan mereka.
Baca Juga: Empat Tips Literasi Digital Tingkatkan Pemasaran Berbasis Konten
Karyawan melaporkan kehadiran dengan menandatangani kolom kehadiran di kertas timesheet yang disediakan oleh kantor.
Setelah itu, HR akan menyalin data secara manual dari kertas ke spreadsheet form timesheet Excel.
Pada spreadsheet Excel, rekap laporan timesheet karyawan berisikan data nama karyawan beserta kehadirannya serta penerapan rumus rekap jumlah kehadiran dan ketidakhadiran karyawan setiap bulan.
Baca Juga: Tingkatkan Literasi Digital Tips Belajar Investasi Online
Cara ini memang tidak membutuhkan banyak biaya, namun ada beberapa kelemahannya. Pertama, HR akan jadi lebih report dan menghabiskan banyak waktu.
Sebab, menjelang penggajian karyawan setiap bulannya, HR sudah harus menyelesaikan laporan kehadiran karyawan yang direkap manual dari kertas ke dokumen XLS tadi. Ribet, kan?
Kedua, waktu kerja HR menjadi tidak efisien karena dipusingkan urusan administrasi padahal seharusnya HR mengalokasikan lebih banyak waktu untuk pengembangan SDM perusahaan.
Baca Juga: Kemenkominfo Bagikan Tips Digital: Pemasaran di Sosial Media
Ketiga, data timesheet XLS berisiko rentan terhapus, hilang, atau tidak bisa diakses karena terserang virus atau malware karena penyimpanan data menggunakan hard disk komputer kantor.
Risiko tersebut memang bisa diantisipasi dengan membuat back up data. Namun, dengan begitu, perusahaan tentu saja perlu mengeluarkan tambahan biaya lagi untuk menyediakan storage data yang memadai dan menerapkan sistem keamanan jaringan.
2. Timesheet Fingerprint
Metode pencatat kehadiran dengan mesin fingerprint dapat beroperasi secara offline maupun online. Sistem absen ini lebih akurat dan minimal risiko kecurangan karena menggunakan teknologi biometrik pembaca sidik jari.
Kelemahannya, perusahaan membutuhkan biaya yang lebih besar karena perlu menyediakan banyak unit perangkat mesin fingerprint di setiap titik timesheet.
Belum lagi biaya pemeliharaannya. Semakin banyak titik timesheet, semakin besar biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk membeli mesin fingerprint.
Sistem ini juga kurang fleksibel untuk karyawan yang bekerja secara mobile di lapangan. Meski minim kecurangan, ternyata timesheet fingerprint masih bisa diakali karyawan, seperti menggunakan salinan sidik jari hingga gel silikon.
Tren jumlah karyawan remote diperkirakan akan terus naik seiring dengan angkatan kerja. Angkatan kerja saat ini didominasi oleh generasi milenial yang memiliki karakter unik, yaitu lebih suka bekerja secara fleksibel.
Apalagi sejak pandemi, banyak karyawan yang bekerja dari rumah (work from home). Artinya, perusahaan membutuhkan tool yang dapat menjangkau karyawan dimanapun.
3. Online Timesheet Berbasis Cloud
Sistem online timesheet berbasis cloud adalah solusi yang tepat karena lebih praktis dan lebih efisien. Lebih menghemat waktu dan biaya juga.
Yang pasti lebih fleksibel untuk karyawan remote dan WFH. Contoh aplikasi online timesheet terbaik yang bisa Anda gunakan adalah Mekari Talenta.
Mekari Talenta merupakan aplikasi online timesheet yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan di banyak lokasi.
Anda hanya perlu mendaftar berlangganan, unduh aplikasinya di Google Play atau App Store, lalu tinggal dipakai. Aplikasi bisa digunakan di smartphone Android maupun iOS.
Anda tidak perlu repot membuat form timesheet XLS di Excel dan database. Mekari Talenta memiliki fitur unggulan, yaitu fitur laporan kehadiran karyawan otomatis.
Karyawan Anda tinggal absen selfie di smartphone mereka, kemudian data kehadiran mereka diverifikasi dengan teknologi biometrik face recognition dan Global Positioning System (GPS) sebelum disimpan di data center penyedia layanan cloud.
Anda pun juga bisa memeriksa data timesheet karyawan real-time dengan mengakses aplikasi Mekari Talenta. Bahkan Anda bisa mengetahui kehadiran karyawan di berbagai kota atau negara tanpa perlu memasang mesin fingerprint.
Bagaimana kalau karyawan lupa membawa smartphone? Tak usah khawatir, mereka tetap bisa absen menggunakan ponsel milik teman satu kantor karena setiap karyawan punya personal ID masing-masing.
Bagaimana kalau karyawan kehabisan pulsa atau kuota data saat mau timesheet? Sekali lagi, tak usah khawatir. Mekari Talenta bisa dioperasikan dengan mode offline!
Dengan Mekari Talenta, tidak repot lagi menyalin data secara manual, tidak khawatir lagi akan hilangnya data, tidak pusing lagi memikirkan biaya pengadaan data storage dan mesin fingerprint.
Akurat, minim kecurangan, bisa akses real-time. Bagaimana? Sudah tidak maju mundur lagi kan menggunakan aplikasi online timesheet untuk mencatat laporan kehadiran karyawan otomatis? Saatnya beralih menggunakan Mekari Talenta!
Dalam rangka membangun bisnis perusahaan, salah satu pondasi awalnya adalah kita harus membangun SDM atau Karyawan dalam perusahaan. Bukan hanya mencari karyawan yang unggul. Tapi bagaimana cara mengelola karyawan tersebut.
Tips Memilih Aplikasi Online Timesheet
Lalu, bagaimana cara memilih aplikasi yang tepat untuk bisnis Anda? Mari kita simak tipsnya.
- Fleksibel
Maksud dari fleksibel di aplikasi online timesheet ini adalah fleksibel menggunakan perangkat apa saja, baik itu aplikasi online timesheet android ataupun menggunakan iOS. Pun jika sudah bisa digunakan, maka perlu kompatibel dengan android apa saja sehingga pengguna mobile dari seluruh versi bisa memanfaatkan ini untuk ber absen. Akan percuma jika aplikasi online timesheet canggih namun tidak bisa digunakan untuk versi tertentu.
- Akurat
Aplikasi online timesheet online tentunya harus lebih akurat daripada timesheet manual. Sebab inilah yang dicari dari penggunaan aplikasi online timesheet online. Aplikasi ini diharapkan bisa memberikan efisiensi dan menekan kecurangan sehingga karyawan bisa bekerja secara tepat waktu. Berbeda dengan metode absen manual dimana keakuratannya masih diragukan, membuat penilaian kurang pas.
- User Friendly
Tahukah Anda bahwa aplikasi online timesheet sangat mungkin digunakan oleh siapa saja, baik itu dari ibu-ibu, bapak-bapak dan anak muda. Pastinya fiturnya harus mudah digunakan sehingga semua orang termasuk seseorang buta teknologi pun bisa menggunakan aplikasi ini dengan mudah.
- Employee Self Service (ESS)
Employee self service sebelumnya sudah pernah kita bahas di ulasan. Inti dari ESS adalah karyawan bisa memenuhi kebutuhan administrasinya secara mandiri sehingga mereka bisa mengakses apa yang dibutuhkan tanpa perlu menunggu pihak lain.
Misalnya jika mereka perlu slip gaji, ternyata slip ini sudah tersedia di aplikasi online timesheet online, jadi tidak perlu menunggu tim admin karena mereka sudah bisa akses sendiri. Selain itu contohnya pengisian administrasi, dimana karyawan bisa melakukanya sendiri tanpa perlu diinputkan oleh tim admin.
ESS ini memudahkan karyawan dan tim administrasi untuk mengefisienkan waktu. Tidak perlu bekerja 2x karena pengisian satu kali saja sudah cukup. Pun bisa mengurangi kesalahan.
- Integrasi Payroll
Payroll adalah sistem penggajian karyawan dimana menggunakan hasil rekapan timesheet karyawan. Sehingga hasil timesheet akan langsung berpengaruh kepada jumlah gaji dan potongan. Misalnya terlambat dan izin, sistem payroll akan langsung otomatis memotong gaji karyawan sesuai aturan.
Begitu juga halnya dengan lembur, penghitungan gaji karyawan akan langsung dijumlahkan. Dengan sistem payroll ini memudahkan HRD untuk bekerja lebih cepat, tidak perlu cara manual bahkan hasil gaji otomatis bisa langsung terlihat.
- Cari Informasi Tentang Aplikasi yang Akan Dibeli
Informasi mengenai produk yang akan kita beli merupakan salah satu hal yang penting dan biasanya dapat ditemukan di situs yang resmi. Informasi yang kita dapatkan nantinya akan berguna untuk perusahaan. Mengenai hal ini jangan lupa juga untuk menanyakan kepada rekan Anda yang lebih memahami tentang aplikasi absen.
- Mencoba Versi Trial
Sebelum kita menentukan untuk membeli suatu produk alangkah lebih baiknya untuk mencoba terlebih dahulu. perusahaan software biasanya menyediakan versi trial kepada calon pelanggan, hal ini guna meningkatkan rasa percaya pelanggan terhadap perusahaan. Setelah di coba lalu ternyata cocok, kemudian Anda dapat memutuskan untuk membeli aplikasi tersebut atau tidak.
- Jaminan Support
Hal ini juga merupakan salah satu yang mungkin saja memerlukan bantuan sewaktu-waktu. perusahaan software yang profesional tentunya menyediakan support untuk para pelanggan mereka.
- Kelengkapan Fitur
Perangkat lunak yang bagus mungkin tidak melulu dilihat dari kelengkapan fiturnya. Namun tidak ada salahnya mencoba untuk menentukan perangkat lunak yang memiliki fitur yang lengkap yang dapat dimanfaatkan segara jajaran staff.
- Pilih Produk dari Pengembang Profesional
Anda harus pintar-pintar menggali informasi tentang track record perusahaan software tersebut. Lihat sudah berapa lama perusahaan tersebut menjalankan bisnisnya, lalu sudah sejauh manakah perangkat lunak yang telah berkembang sejak peluncuran.
Kesimpulan
Jadi itulah beberapa tips untuk memilih aplikasi online timesheet yang terbaik. Bagaimana, apakah Anda sudah dapat memutuskan untuk membeli aplikasi absen untuk menunjang kebutuhan perusahaan Anda .
Tentunya dengan tips-tips tadi Anda dapat memahami bagaimana memilih software yang tepat. Jika anda masih kebingungan dimana kita membeli aplikasi absen online, Anda tidak perlu khawatir karena sekarang sudah ada aplikasi online timesheet dari Mekari Talenta yang sudah dipercaya oleh ribuan pengguna. Memiliki fitur lengkap dan harga yang terjangkau untuk penggunaanya.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Anda bisa lihat website resminya di https://www.talenta.co/ dan pilihlah produk serta layanan mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.***