ARAHKATA - Perkembangan teknologi membuat dunia semakin digital. Hal ini semakin terlihat pada berbagai perusahaan yang memanfaatkan kemudahan dunia digital untuk melakukan aktivitas bisnis.
Salah satu tool berbasis angka yang dapat mengurangi beban kerja perusahaan adalah aplikasi waktu dan absensi online.
Perkembangan dunia digital telah melahirkan berbagai inovasi dalam sistem absensi, diantaranya aplikasi absensi online yang paling menonjol.
Baca Juga: 5 Cara Membuat Knalpot F1ZR Suara Ninja Termudah
Salah satu aplikasi absensi online adalah Talenta, yang dapat Anda akses melalui tautan: https://www.talenta.co/fitur/attendance-management/aplikasi-absensi-kehadiran-karyawan-online/.
Namun sebelumnya, Anda harus mengetahui terlebih dahulu apa sebenarnya aplikasi absensi online itu? Apa kelebihan dan kekurangan nya? Simak saja artikel ini.
Apa itu aplikasi absensi online dan apa bedanya dengan absensi manual?
Aplikasi absensi online adalah sebuah sistem yang berguna yang dapat merekam waktu absensi karyawan melalui website pada komputer atau aplikasi pada smartphone yang terhubung dengan internet.
Baca Juga: Kelebihan dan Fitur APK X8 Speeder yang Wajib Diketahui Gamer
Dalam keadaan normal, karyawan hanya perlu memasukkan nama pengguna dan kata sandi di aplikasi ponsel pintar untuk memeriksa absensi.
Absensi online jelas berbeda dengan absensi manual. Perbedaan utamanya adalah sistem absensi manual memerlukan media khusus (biasanya kertas), sedangkan aplikasi absensi online dapat dilakukan melalui komputer dan smartphone, selama terhubung dengan internet.
Untuk memahami kelebihan dan kekurangan aplikasi absensi online dibandingkan dengan sistem absensi manual dan sebaliknya, silahkan perhatikan komentar berikut:
Kelebihan Absensi Online Ketimbang Absensi Manual
Setelah memahami berbagai kekurangan sistem absensi manual dibandingkan dengan aplikasi absensi online, Anda dapat kembali mempertimbangkan untuk menerapkan absensi manual.
Baca Juga: Trik WhatsApp yang Mungkin Belum Anda Ketahui
Untuk membantu Anda mengambil keputusan, kami akan menjelaskan apa saja kelebihan di luar kelebihan absensi online yang telah dijelaskan di bagian sebelumnya.
1. Hemat Biaya Dan Ramah Lingkungan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pelaksanaan absensi manual membutuhkan media seperti kertas. Tentu saja, ini akan memungkinkan perusahaan untuk terus mengeluarkan uang untuk kertas bekas.
Dengan aplikasi absensi online, perusahaan tidak perlu mengeluarkan uang untuk mendapatkan kertas. Perusahaan hanya perlu mengeluarkan uang untuk mendapatkan aplikasi tersebut, karena dalam keadaan normal, sistem absensi online dapat di gunakan di komputer pribadi dan melalui smartphone karyawan masing-masing.
Hal ini secara otomatis akan membuat aplikasi absensi online lebih ramah lingkungan dibandingkan absensi manual. Ini bisa ditegaskan absensi online adalah sudah jelas paperless.
2. Minimalkan Kemungkinan Upaya Penipuan
Kemungkinan terjadinya penipuan atau penipuan dalam aplikasi waktu dan absensi online sangat kecil, karena setiap karyawan pasti akan memiliki kredensial unik berupa username dan password masing-masing.
Beberapa sistem HR memiliki fungsi GPS dan teknologi pengenalan wajah (Facial Recognition) yang selanjutnya dapat mengurangi kemungkinan pencatatan absensi yang tidak jujur, karena departemen HR dapat langsung melakukan pengecekan data.
3. Terintegrasi Semua Kebutuhan SDM
Salah satu keuntungan terbesar dari aplikasi absensi online adalah semua data disimpan secara online dan setiap data ini secara otomatis akan memengaruhi data lainnya. Misalnya, jika perusahaan memberikan tunjangan harian untuk karyawan yang datang ke kantor, gaji untuk karyawan yang datang ke kantor setiap hari dan yang sesekali datang ke kantor akan berbeda. Dan secara otomatis akan dihitung oleh absensi online atau aplikasi.
Fitur Utama Sistem Aplikasi Absensi Online
Saat ini adalah era aplikasi dan peran aplikasi dalam membantu kehidupan manusia semakin hari semakin meningkat. Aplikasi absensi online adalah salah satu nya. Selain membantu perusahaan mencatat absensi karyawan, aplikasi juga memiliki berbagai fungsi lain untuk membantu perusahaan berkembang.
Berikut adalah 6 fungsi yang harus tersedia dalam aplikasi ini:
1. Absensi bisa dicek kapan pun dan dimana pun
Keuntungan dari absensi online adalah karyawan dapat menghadiri absensi kapan saja dan dimana saja sesuai dengan kebutuhannya. Seluruh karyawan di dalam dan di luar kantor dapat melakukan pengecekan absensi sekaligus memastikan keakuratan data. Selama pekerja terhubung ke Internet melalui smartphone (Android dan iPhone), ia tidak perlu repot untuk memeriksa absensi.
2. Secara otomatis merekam lokasi pengguna selama absensi online
Saat karyawan memeriksa absensi online, aplikasi akan menggunakan GPS untuk memperkirakan lokasi karyawan secara akurat. Bisa juga digunakan sebagai konfirmasi saat karyawan tidak ada di kantor untuk rapat. Dengan cara ini, ketika seorang pekerja harus absen tetapi tidak di tempat yang tepat, tunggakan pekerja dapat di tekan.
3. Dapat mengumumkan dan mengatur jam kerja
Perusahaan yang menggunakan absensi online dapat dengan mudah mengatur jam kerja sesuai kebijakan perusahaan dan mengumumkannya kepada seluruh karyawan. Dengan fungsi ini, karyawan dapat mengetahui jam kerja yang sebenarnya dan dapat berangkat dan pulang kerja tepat waktu.
4. Gunakan data yang valid untuk menghitung upah dengan cepat
Sistem absensi online memungkinkan departemen sumber daya manusia dan departemen keuangan dengan mudah menghitung upah pekerja dengan memperoleh data absensi yang valid. Perhitungan juga akan mencakup data opsional berupa ketidakhadiran, keterlambatan, cuti yang tidak dibayar, dan variabel lain yang memengaruhi besar kecilnya gaji yang diberikan. Dengan cara ini, setiap pekerja akan dibayar sesuai jam kerja yang mereka lakukan.
5. Foto sebagai bukti absensi
Untuk menghindari penipuan lainnya, beberapa absensi online telah menambahkan fungsi kamera untuk karyawan saat melakukan absensi. Dengan cara ini, pekerja tidak akan bisa bolos kerja. Karena foto tersebut dapat dijadikan sebagai bukti absensinya di tempat yang telah ditentukan selama bertugas.
6. Dapat membuat catatan khusus
Keterlambatan staf dapat disebabkan oleh faktor-faktor tertentu. Apakah itu karena ban bocor, mobil atau sepeda motor rusak, kemacetan lalu lintas, dan alasan lainnya.
Nah, melalui aplikasi absensi online, terdapat bagian untuk membuat catatan khusus yang biasanya dibutuhkan karyawan saat terlambat. Melihat hal tersebut, perusahaan menilai apakah alasan ini bisa digunakan untuk menurunkan upah atau tidak sama sekali.
Pada dasarnya, absensi online membantu perusahaan mengelola absensi karyawan dengan lebih mudah. Biasanya, aplikasi ini terintegrasi dan dibundel dengan aplikasi manajemen lainnya. Maka dengan cara ini, data apa pun dapat disinkronkan dengan kebutuhan lainnya.
Andalkan Software HR dan Payroll dalam Perencanaan SDM Perusahaan Anda
Proses Perencanaan SDM juga harus memikirkan tools dan sistem HRD yang baik untuk mengelola SDM terutama agar bagaimana sumber daya manusia yang dimiliki tetap unggul.
Misalnya menggunakan aplikasi perekrutan untuk mempermudah dalam mengelola rekrutmen atau software HRD dan payroll untuk melakukan otomasi perhitungan gaji juga mengelola absensi karyawan.
Terutama software payroll dan HRIS dimana perannya sangat penting untuk mengelola terutama mengedepankan sikap pendekatan humanis pada SDM yang dimiliki perusahaan Anda.
Selain itu, software payroll dan HR juga mempengaruhi waktu kerja HRD Anda misalnya saja dalam melakukan rekap absensi dan juga perhitungan gaji. Dimana dengan sistem manual, Anda bisa menghabiskan waktu berjam-jam yang berisiko human error.
Mengandalkan software payroll dan HR untuk kebetuhan manajemen SDM Anda bisa mempersingkat waktu bekerja, mengurangi biaya overhead, dan juga biaya-biaya beban lainnya yang sebenarnya tidak perlu dikeluarkan.
Talenta, sebagai software payroll dan HR terbaik siap menjadi andalan Anda dalam melakukan perencanaan SDM. Talenta memiliki fitur absensi online dimana karyawan tidak perlu lagi datang ke kantor hanya untuk check in atau check out.
Hanya dalam genggaman, karyawan bisa melakukan absensi di mana pun dan kapan pun yang dilengkapi dengan GPS. Dengan Talenta, Anda juga bisa menghitung gaji secara otomatis dengan kustomisasi sesuai regulasi perusahaan Anda.
Perhitungan gaji otomatis dengan komponennya seperti kompensasi, deduksi, dan pajak juga mudah dengan Talenta.***